ICS 01.140.20 A14 团体标 准 T/GDCKCJH 007—2020 特种设备检验检测机构档案管理规范 仪器设备档案 Specification for archives management of special equipment insp ection and testing institutes instrument and equipment archives 2020 - 04- 23发布 2020- 05- 10实施 广东省测量控制技术与装备应用促进会 发布 全国团体标准信息平台 全国团体标准信息平台 T/GDCKCJH 00 7—2020 I 前 言 本标准按照 GB/T 1.1 —2009给出的规则起草。 本标准由广东省特种设备检测研究院珠海检测院提出。 本标准由广东省测量控制技术与装备应用促进会归口。 本标准起草单位：广东 省特种设备检测研究院珠海检测院、珠海市安粤科技有限公司、珠海市机电 工程师学会、广东省特种设备检测研究院肇庆检测院。 本标准主要起草人： 吴娟、覃晓燕、黄思哲、袁少琼、戚政武、陈英红、崔大光、陈胜来、梁卓成、 崔靖昀、罗伟立、吴凤英、袁恩泽 。 本标准为首次发布。 全国团体标准信息平台 全国团体标准信息平台 T/GDCKCJH 00 7—2020 1 特种设备检验检测机构档案管理规范 仪器设备档案 1 范围 本标准规定了特种设备检验检测机构仪器设备档案的术语和定义、一般要求、归档范围、档案编号 和整理、 档案移交和装盒、档案保管和利用、 档案电子化、其他专项要求。 本标准适用于特种设备检验检测机构对仪器设备档 案的管理。 2 规范性引用文件 下列文件对于本文件的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，仅所注日期的版本适用于本文 件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。 DA/T 1 档案工作基本术语 T/GDCKCJH 005—2020 特种设备检验检测机构档案管理规范 总则 T/GDCKCJH 0 12—2020 特种设备检验检测机构档案管理规范 电子档案 3 术语和定义 DA/T 1中界定的， 以及下列 术语和定义适用于本文件。 3.1 仪器设备档案 instrument and equipm ent archives 特种设备检验检测机构外购或自制仪器设备在设计、生产、采购、验收、安装、使用、维修、保养、 报废等过程中形成的具有保存价值的文字、图样、声像等不同形式的记录。 3.2 承压类仪器设备 pressure instruments and equipment 用于检验检测锅炉、压力容器、压力管道等承压类特种设备的仪器设备。 3.3 机电类仪器设备 electromechanical instruments and equipment 用于检验检测电梯、起重机、场内机动车辆、客运索道、游乐设施等机电类 特种设备的仪器设备。 3.4 科研类仪器设备 scientific research instruments and equipment 用于特种设备检验检测科研项目的外购或自行研制的仪器设备。 3.5 其他类仪器设备 other instruments and equipment 全国团体标准信息平台 T/GDCKCJH 00 7—2020 2 用于检验检测安全阀、水质、限速器、防坠安全器等其他类仪器设备。 4 一般要求 4.1 基本规定 4.1.1 档案的保管期限应为长期保管。 4.1.2 档案应以卷为单位，一台仪器设备对应一卷档案。 5 归档范围及分类 5.1 档案归档范围 归档范围应符合附录 A的规定，应保存仪器设备购置或自 制前准备阶段、安装验收阶段、使用阶段、 转让报废阶段形成的各种文件材料。 5.2 分类 档案应按照仪器 设备的使用性质设置属类，共四个一级属类，其属类代号用阿拉伯数字表示为 : 1——承压类仪器设备； 2——机电类仪器设备； 3——科研类仪器设备； 4——其他类仪器设备。 6 档案编号和整理 6.1 编号 档案的编号格式应符合附录 B的规定, 结构模式为：大类代字 +属类代号 +案卷顺序号。 6.2 档号章 6.2.1 档号章为每件档案资料编号，应在每件档案资料的右上角。共包含二项内容，档号和序号（如图 1）。 6.2.2 档号为大类代字 +属类代号 +案卷顺序号（如：“ C1-1” 承压类仪器设备第 1号案卷）。 6.2.3 序号为卷内顺序号。 档 号 序号 C1-1 1 图1 6.3 编制档案目录 6.3.1 档案目录为案卷文件的纸质目录本，手工检索时的检索工具。主要由二部份组成，一是案卷目 录，二是卷内目录。 6.3.2 案卷目录内容应符合附录 C.1的规定： 全国团体标准信息平台 T/GDCKCJH 00 7—2020 3 ——序号为案卷的流水顺序编号； ——档号为大类代字 +属类代号 +案卷顺序号（如：“ C1-1”）； ——案卷题名为卷内每一“件”的文件材料汇总； ——页数为案卷的总页数； ——保管期限为案卷的保管期限； ——备注为注释文 件需说明的情况。 6.3.3 档案卷内目录应符合附录 C.2的规定： ——档号为大类代字 +属类代号 +案卷顺序号。（如：“ C1-1”）； ——序号为案卷内的每一“件”的流水编号； ——责任者为制发文件的组织或个人； ——文件材料题名为文件标题； ——日期为文件的形成时间，如 2007.09.09 ； ——页数为每一件案件的总页数； ——备注为注释文件需说明的情况。 7 档案移交和装盒 档案移交和装盒应参照 T/GDCKCJH 00 5—2020第7章执行。 8 档案保管和利用 档案的保管和利用应参照 T/GDCKCJH 00 5—2020第8章执行。 9 档案电子化 仪器设备档案可采用电子化存档。 电子档案的管理应符合 T/GDCKCJH 0 12—2020的规定。 全国团体标准信息平台 T/GDCKCJH 00 7—2020 4 A A 附 录 A （规范性附录） 档案资料归档基本内容及保管期限 A.1 档案资料归档基本内容及保管期限 档案资料归档填报表格式样见表 A.1。 表A.1 工作阶段 归档范围 保管期限 购置前准备阶段 1、申请购置仪器设备的报告、批复 2、论证报告（论证会文件、记录等） 3、招投标文件 4、购置合同、协议 5、订货单（卡） 6、来往文件 长期 安装验收阶段 1、仪器设备的开箱记录和装箱单 2、仪器设备说明书 3、出厂合格证 4、保修单 5、验收报告及文件材料 6、仪器设备安装调试记录 7、索赔来往函件 8、双方签字移交文件 9、附件及备品备件单 10仪器设备结构图纸等全套随机文件材料 长期 使用阶段 1、设备履历表 2、仪器设备定期量值溯源 3、仪器设备定期检修、保养、核查等记录 4、更换零部件记录，重大故障及处理记录 5、故障分析及处理记录、意见、报告 7、仪器设备停用及停用后启用记录 长期 转让报废阶段 1、仪器设备转让协议 2、报废的技术鉴定材料或报告 3、主管部门批复的文件 长期 全国团体标准信息平台 T/GDCKCJH 00 7—2020 5 B B 附 录 B （规范性附录） 档案编码规则 B.1 档案编码规则 档案编码采用下列编码规则： C — □ — □ 案卷顺序号； 属类代号， 1代表承压类， 2代表机电类， 3代表科研类， 4代表其他类； 大类代字，按档案原则要求，用大写英文字母 C作仪器设备档案代字。 示例：C-1-1表示第1件承压类仪器 设备档案。 全国团体标准信息平台 T/GDCKCJH 00 7—2020 6 C C 附 录 C （规范性附录） 仪器设备档案案卷目录 C.1 仪器设备档案案卷目录 仪器设备档案案卷目录见表 C.1 表C.1 序号 档号 案卷题名 总页数 保管期限 备注 全国团体标准信息平台