ICS 01.140.20 A14 团体标 准 T/GDCKCJH 010—2020 特种设备检验检测机构档案管理规范 科研档案 Specification for archives management of special equipment inspection a nd testing institutes scientific research archives 2020 - 04 - 23发布 2020- 05- 10实施 广东省测量控制技术与装备应用促进会 发布 全国团体标准信息平台 全国团体标准信息平台 T/GDCKCJH 0 10—2020 I 前 言 本标准按照 GB/T 1.1 —2009给出的规则起草。 本标准由广东省特种设备检测研究院珠海检测院提出。 本标准由广东省测量控制技术与装备应用促进会归口。 本标准起草单位：广东省特种设备检测研究院珠海检测院 、珠海市安粤科技有限公司、珠海市机电 工程师学会、广东省特种设备检测研究院云浮检测院。 本标准主要起草人： 崔靖昀、袁少琼、庞慕妮、谢小娟、李继承、陈建勋、林晓明、戚政武、覃晓 燕、吴娟、罗伟立、廖志雄、丁群。 本标准为首次发布。 全国团体标准信息平台 T/GDCKCJH 006 —2020 2 特种设备检验检测机构档案管理规范 科研档案 1 范围 本标准规定了特种设备检验检测机构科研档案管理的术语和定义、 一般要求、归档范围及分类、档 案编号和整理、档案移交和装盒、档案保管和利用、档案电子化。 本标准适用于特种设备检验检测机构对科研档案的管理。 2 规范性引用文件 下列文件对于本文件的 应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，仅所注日期的版本适用于本文 件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。 DA/T 1 档案工作基本术语 DA/T 6 档案装具 DA/T 12 全宗卷规范 DA/T 22 归档文件整理规则 T/GDCKCJH 005—2020 特种设备检验检测机构档案管理规范 总则 T/GDCKCJH 0 12—2020 特种设备检验检测机构档案管理规范 电子档案 3 术语和定义 DA/T 1中界定的， 以及下列 术语和定义适用于本文件。 3.1 科研档案 scientific research a rchives 科研档案包括：在科研项目论证立项、研究实施、过程管理、结题验收、成果管理和成果转化等过 程中形成的，具有保存价值的文字、图表、数据、图像、音视频等各种形式的记录。 4 一般要求 4.1 档案管理单位应把档案工作与科研计划管理、课题管理和成果管理紧密结合。 4.2 科研档案的形成、积累、整理和归档应遵循科研工作的程序与规律。 4.3 档案同时存在纸质和电子两种载体形式的，在内容、相关说明及描述上应保持一致。不一致时， 宜以纸质档案记载信息为准。 4.4 档案管理单位应按照 DA/T 12建立全宗卷。 5 归档范围和分类 5.1 归档范围 全国团体标准信息平台 T/GDCKCJH 0 10—2020 3 5.1.1 档案归档资料必须反映科研管理、科研项目活动的全过程。 5.1.2 归档范围应包含论证立项、研究实施、过程管理、结题验收、成果管理和成果转化等阶段的科 研材料，见附录 A。 5.1.3 科研项目（包括终止项目）由科研管理人员在完成或者部分完成后，对所形成的科研文件材料 加以系统整理，经审核后归档。 5.2 归档分类 5.2.1 应按照科研项目、技术标准、专利、软件著作权、论文专著、获奖科技项目等资料类别分类管 理。 5.2.2 科研档案的保存一般为 30年，重要科研档案应永久保存。 6 档案编号和整理 6.1 档案编号 单位应根据科研存档项目、项目阶段性过程对档案进行层级管理，统一档案编码， 对档案编制档案 号，规则见附录 B。 6.2 档案编目 6.2.1 档案应按照科研项目的资料类别，根据不同的保管期限进行编目。 6.2.2 案卷目录的项目应包括序号、档号、案卷题名、总页数、保管期限等。卷内目录的项目包括序 号、文件编号、责任者、文件材料题名、日期、页数等 ,见附录C。 6.3 档案整理 6.3.1 档案按照资料类别分类整理，整理的规则应符合 DA/T 22的规定。 6.3.2 应按科研工作程序分阶段形成档案，由项目负责人收集整理，并于任务结束后一次性归档。 6.3.3 资料存档应以原件为主。特殊原因无原件的，应在存档时加以说明。 6.3.4 资料应按照正件在前、附件在后，印件在前、原稿 在后，批复在前、请示在后的原则排列。 7 档案移交和装盒 7.1 档案移交 7.1.1 移交档案时，由交接双方对照移交清册清点核对数量，查验质量、内容和检索工具，确保档案 真实完整、账物相符。 7.1.2 档案移交应根据实际情况和工作需要，定期进行档案移交；科研项目、标准等资料宜在任务结 束后统一移交。 7.2 装盒 7.2.1 资料应装订后入档案盒，保证档案盒外形平整。 7.2.2 不同资料类别（或不同年度）的档案不宜装入同一档案盒内。 7.2.3 科研资料应按照项目内容、参考价值和载体形式进行系统整理。 8 档案保管和利用 全国团体标准信息平台 T/GDCKCJH 006 —2020 4 8.1 档案保管 档案装具应符合 DA/T 6的规定，参照 T/GDCKCJH 0 05—2020第8章执行。 8.2 档案借阅 8.2.1 科研档案原则上不对私人借阅。 8.2.2 借阅科研档案者必须履行批准、登记、签收、归还手续，重要科研档案应经单位负责人审批借 阅。 9 档案电子化 9.1 对研究过程照片、过程记录数据与溯源、过程中各代软件版本等电子档案，应实行规范化管理。 9.2 应对电子档案和实体档案整合，实现科研电子文件仅以电子形式归档保存。 9.3 其他要求参照 T/GDCKCJH 0 12—2020执行。 全国团体标准信息平台 T/GDCKCJH 0 10—2020 5 A A 附 录 A （规范性附录） 档案资料归档范围及保管期限 A.1 档案资料归档的 范围及保管期限 档案资料归档范围及保管期限见表 A.1。 表A.1 资料类别 归档的基本内容 保管期限 科研项目 申报 立项申请书 30年 可行性研究报告（如有） 30年 技术就绪度报告（如有） 30年 知识产权评估报告（如有） 30年 科技查新报告（如有） 30年 自筹资金承诺函（如有） 30年 项目研究合作框架协议（如有） 30年 调研报告（如有） 30年 立项 科技立项批复文件（原件或复印件） 30年 科技项目任务书（合同） 、任务书变更材料（如有） 30年 研究过程 研究过程档案增加调研记录（包括国内外类似、相 关技术材料） 30年 研究过程照片 30年 过程记录数据与溯源 30年 各代仪器或软件的版本 30年 相关内部会议记录 30年 对内和对外科研交流记录 30年 合作合同、设备采购、发表论文等过程材料 30年 验收鉴定 科技项目验收申请书，验收或鉴定申请材料 30年 科技项目验收书 30年 科技成果鉴定书或评价书（如有） 30年 成果登记推广 科技成果登记表 30年 科学技术成果证书 30年 经济效益和社会效益证明材料 30年 技术标准 申报 计划项目申报书 30年 标准申报草案（如有） 30年 标准查新报告（原件或复印件） 30年 立项 标准立项批复文件（原件或复印件） 30年 编制过程 成立起草工作组文件（原件或复印件） 30年 征求意见函文件、征求意见稿、征求意见稿编制说 明、回收的企业意见回复、征求意见汇总表 30年 全国团体标准信息平台 T/GDCKCJH 006 —2020 6 表A.1（续） 资料类别 归档的基本内容 保管期限 送 审函文件、送审稿、送审稿编制说明 30年 审定 审定会有关资料（专家签到 表、专家审定最终意见、 专家审定会修改意见汇总表） 30年 报批函及报批稿 30年 发布 标准发布文件（原件或复印件） 30年 标准正式版 30年 专利 发布 专利证书及专利登记簿副本、专利申报材料 30年 论文专著 发布 论文专著原件或复印件 30年 论文专著编制过程电子版 30年 软件著作 权 发布 软件著作权证书 30年 科技相关 获奖证书 申报 申报奖励材料 30年 发布 奖励证书原件 30年 全国团体标准信息平台 T/GDCKCJH 0 10—2020 7 B B 附 录 B （规范性附录） 档案编码规则 B.1 档案编码规则 档案编码采用下列编码规 则： G □ • □ • □ —□ 流水号； 年度代号，用年份